abstract: scopo di questo articolo è invitare ad una riflessione e magari avviare un dibattito interno sulla organizzazione aziendale finalizzata al miglioramento della gestione del credito.
E’ tempo di bilanci. Capita sempre più spesso che arrivati in questo periodo si iniziano a tirare le somme di quanto fatto in azienda durante l’anno, cercando così di migliorare il tiro e studiare le migliori strategie per il futuro. Il punto dolente di questa analisi, passa inesorabilmente dall’analisi del fatturato e di riflesso il capitolo crediti vs clienti. Incagli, ritardi, perdite.
Situazioni che fisiologicamente ogni azienda si ritrova a dover, suo malgrado gestire. Fa parte del gioco o se volete del rischio d’impresa. Ma cosa fare quando ci si rende conto che non si tratta più di sporadici casi, o comunque di una percentuale inaccettabile ?
L’azienda una macchina perfetta? Se qualcuno mi chiedesse di definire l’azienda da un punto di vista pratico, risponderei sicuramente che a prescindere dalle sue dimensioni l’azienda è come una macchina con tanti ingranaggi all’interno che quotidianamente tende, o almeno dovrebbe, al raggiungimento della perfezione dei cicli aziendali. Un insieme di persone e beni che si muovo all’unisono per raggiungere un solo risultato. Quale? Far crescere il fatturato! Ma negli ultimi tempi, purtroppo, colpa della “crisi” e di una carente liquidità le situazioni anche per le realtà consolidate si sono complicate. Questo benedetto fatturato oltre a non crescere, nonostante tutti gli sforzi fatti, spesso non porta il reale flusso finanziario. E allora che fare? Come prevenire le carenze di liquidità? Come procedere al recupero?
L’esperienza insegna. Senza voler fare retorica sono convinto che i vecchi adagi non sbagliano mai. Un vecchio detto che si presta benissimo a questo tipo di situazioni è il “prevenire è meglio che curare“. Credo che ci stia tutto. Parlando con un cliente (titolare di una impresa di distribuzione di medie dimensioni) mi chiedeva come è possibile utilizzare questo detto in azienda? In parole povere “Come fare realmente prevenzione”? Alla base di tutto c’è un forte impegno della dirigenza a mantenere ferme, entro certi limiti prestabiliti, quelle che sono le regole di comportamento che devono essere rispettate. Detto ciò bisogna procedere ad una rigorosa rivisitazione delle prassi o, brutto a dirsi, c.d. andazzi! Uno degli snodi principali su cui intervenire è sulla propria rete vendita o sulle modalità di acquisizione del cliente.
L’errore che si tende a commettere spesso, pressati dal raggiungimento degli obbietttivi di budget, è di sorvolare o di non considerare con la dovuta attenzione chi è il cliente? L’ufficio crediti quotidianamente o a cadenza prestabilita dovrà procedere alla verifica di quei criteri di selezione e di verifica della “onorabilità” dei propri clienti. Di sicuro i primi periodi saranno tristi. Molti dei clienti non gradiranno ma è necessario. Probabilmente c’è il rischio di perdere nel primo periodo quote di mercato. Ma ciò si rende necessario per fare una selezione.
Anche l’azienda deve fare come i social network. Creare dei profili conviene. Se ci pensate bene, ogni azienda è un po come un social network. Avere tanti clienti è come avere tanti “amici” su facebook, linkedin e chi più ne ha più ne metta. Spesso quando mi ritrovo a fare consulenze per ristrutturare la divisione interna dell’ufficio crediti, sono solito fare questo esempio. Alzino la mano quanti di voi apprendano delle novità di un amico, di un parente, di una persona conosciuta casualmente, o non conosciuta affatto tramite facebook? Praticamente una standing ovation. Ebbene in fin dei conti la realtà aziendale richiede la stessa curiosità nei confronti dei clienti. Certo magari stona un po ma purtroppo bisogna costantemente procedere a profilare i propri clienti e a monitorarne la solvibilità.
Bisogna dotare la rete vendita di maggiori informazioni: NON SOLO I SOSPESI. Quanto sto per scrivere non vuole essere una prova di magia ma un invito a riflettere e magari confrontarsi. Come dicevo non sono un mago ma, scommetto che se sei una azienda che si avvale di una rete vendita, nella stragrande maggioranza dei casi le azioni del tuo venditore prima di varcare la soglia del tuo cliente, saranno queste. Lui arriva con la macchina di buon mattino (splendido splendente) dal tuo cliente; magari dotato di tablet o il portatile (nelle realtà aziendali più tecnologiche), oppure avrà i sospesi su una stampa. Verificherà lo stato dei pagamenti sospesi e si preoccuperà di sollecitare il dovuto. Una volta che si è fatto l’idea di come è messo il cliente, sicuramente proporrà la vendita e rimetterà l’ordine per l’approvazione. L’ufficio preposto verificherà a sua volta il sospeso e se il tutto rientrerà nella prassi o nei normali flussi allora l’ordine verrà processato. Giusto? Niente di più sbagliato. E’ come se si volesse ammirare il mare guardando solamente nel proprio bicchiere. Diciamo che se arriva uno tsunami non si avrà la possibilità di salvarsi.
Le fasi precedenti alla vendita sono le più importanti. Le informazioni che il nostro agente deve avere non possono limitarsi ai nostri sospesi. Ed inoltre lo stesso non può autonomamente decidere sulle posizioni pregresse ma, ogni singola situazione deve essere precedentemente analizzata e specifiche indicazioni devono essere state impartite al venditore. Specie se sono scaduti i termini di dilazione di pagamento concessi. Le aziende vivono e muoiono come gli esseri umani. Solo che non muoiono dall’oggi al domani. C’è un periodo di declino lento o più o meno lento. Ed è questo il momento in cui il tuo credito diventa “inesigibile”. Una zona d’ombra che si manifesta solo dopo molti mesi dalla scadenza oppure con l’arrivo di una lettera da parte di un curatore fallimentare. E allora come si fa? Quali le contromisure.
Tutto parte dall’interno. Il ruolo fondamentale è del responsabile gestione crediti che, di concerto con il responsabile della rete vendita adotteranno le misure più corrette per gestire la situazione e prevenire l’insoluto. Per far ciò il responsabile dei crediti senza voler promuovere nessuno, dovrà utilizzare degli strumenti, che al giorno d’oggi sono alla portata di tutte le aziende, che permetteranno di monitorare il pacchetto clienti costantemente. Se ad esempio un nostro cliente ha mandato insoluta una riba, magari di un fornitore concorrente. Oppure viene protestato. O peggio ancora si ritrova con una procedura esecutiva o concorsuale dietro la porta è di fondamentale importanza saperlo. Bisogna monitorare la situazione per avere i dati aggiornati. Prontamente l’ufficio crediti che deve sapere il giro visite e deve informare il venditore. Non solo per promuovere una nuova vendita che evidentemente deve avere maggiori garanzie nel pagamento in caso di allarme sul cliente, ma deve preoccuparsi di sollecitare e/o rimediare a precedenti pagamenti sospesi.
Aumentare le garanzie sull’incasso. La solzione possibile a questo stato di incertezza nel pagamento viene data dalla possibilità di richiedere maggiori garanzie al nostro cliente. Come gli istituti di credito fanno quando erogano danaro. Lo so, molti storcono il naso. Subito parte il coro degli oppositori e dei sostenitori delle altrui prassi. Sistematicamente mi viene detto … ma se facciamo così i clienti andranno dalla concorrenza, oppure, non esiste il cliente si offenderebbe. Sono tutte argomentazioni validissime e su cui non posso non considerarle e condividerle. Tuttavia il suggerimento è legato a due fattori. In primis l’andamento generale dell’azienda. In secundis dall’intera platea di clienti. Più è altro il grado di solvibilità del mio pacchetto clienti e meno garanzie, ipoteticamente, dovrò chiedere. Oddio personalmente dormirei più sereno sapendo che i miei crediti verranno onorati. Dalla serie tempo ci vorrà ma porterò a casa i miei sacrifici. Ma le proteste della rete vendita, che vi garantisco arrivano in sede di ristrutturazione, non possono non essere considerate. Così è necessario effettuare una scrematura e creare i profili dei propri client.
Concludo dicendo che non devono garantire il credito solo i mal pagatori ma anche coloro che acquistano di più in termini economici. Meglio non vendere se poi non si riescono a portare i soldi a casa. Ci si guadagna 2 volte.
Per ogni info e domanda non esitate a contattarmi.
Se l’argomento è piaciuto chiedo di condividere.
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